10 praktycznych wskazówek

Wpis „Zdjęcia na konferencjach” jest przydatny nie tylko dla osób chcących zająć się tego typu fotografią ale również dla organizatorów wydarzeń, mających w planach współpracę z fotografem (punkty 1-4).

Poniższe zagadnienia dotyczą nie tylko robienia zdjęć na konferencjach ale również na warsztatach, festiwalach czy imprezach firmowych.

1.  Omówienie zasad

Zarówno dla fotografa, jak i klienta, dobrze jest wcześniej uzgodnić kilka kwestii:
a) jak długi będzie czas pracy;
b) ile zdjęć fotograf ma dostarczyć;
c) w jakim terminie mają być przekazane zdjęcia – coraz częściej klienci chcą otrzymywać fotografie na bieżąco, jeszcze w trakcie trwania wydarzenia, aby umieszczać je w mediach społecznościowych, warto wówczas sprecyzować, jakie konkretnie kadry potrzebne są od ręki oraz ile ich ma być;
d) w jaki sposób przekazać zdjęcia – czy będą wysyłane drogą elektroniczną, dostarczone osobiście czy przesłane pocztą na wybranym nośniku.

Sporadycznie zdarza się, że klient, oprócz wersji elektronicznej, zainteresowany jest odbitkami (głównie zdjęcia zbiorowego), co nie oznacza, że fotografie nie są wykorzystywane do druku. Często używa się ich w materiałach marketingowych, w programach na następny rok, w artykułach opisujących wydarzenie.

Bądź gotowy na pytania gości i prelegentów: „Gdzie mogę później zobaczyć zdjęcia z konferencji?”, „Czy może pan/pani mi je wysłać?”. Uzgodnij te kwestie z organizatorem.

2. Program konferencji

Czym bardziej szczegółowy plan otrzyma fotograf, tym bardziej celne, zróżnicowane i ciekawe będą kadry.
Jeśli wiem, ile trwa pojedyncze wystąpienie, wiem jednocześnie, kiedy i jak robić zdjęcia czyli mogę precyzyjnie zaplanować pracę. O konkretnej godzinie stanę w najlepszym miejscu przy wręczaniu nagród lub pamiątkowych dyplomów. Przy długich wystąpieniach mam czas na wykonanie zdjęć publiczności albo zrzucenie materiału na dysk komputera.

Dobrze jest ustalić z organizatorem na zdjęciach jakich osób zależy mu najbardziej (zaznaczam sobie wówczas kiedy takie osoby mają przemówienie i gdzie siedzą). Przyda się również informacja czy mam fotografować także podczas przerwy kawowej, czy wykonać zdjęcia flipchartów, materiałów reklamowych, plakatów, stoisk, notatek…

Jako fotograf nie musisz być cały czas w sali konferencyjnej, ponieważ mając program nie przegapisz żadnych ważnych punktów i będziesz miał czas na przyniesienie statywu, pójście do toalety czy napicie się wody.
Przy okazji, zegarek na ręku jest najlepszym rozwiązaniem. Sprawdzając godzinę na komórce będziesz świecił ekranem, denerwując i rozpraszając słuchaczy.

3. Fotograf na konferencjach – ubiór ma znaczenie

Ustal z organizatorami Twój strój. Nie raz słyszałam opowieści, jak to na konferencję oraz późniejszy elegancki bankiet, fotograf przychodził w stroju takim, jakby właśnie zakończył dokumentować działania wojenne na Bliskim Wschodzie.
Jeśli uczestnicy mogą przyjść w niezobowiązującym stroju, wtedy ja przychodzę w jeansach. Jeśli przychodzą w garniturach, ja obowiązkowo zakładam marynarkę i czarne spodnie.
Większość fotografów to mężczyźni, zatem poniższe zdania nie będą ich dotyczyć. Staram się uprzedzić klienta, że ubierając się elegancko, nie mogę pracować w butach na obcasach oraz wąskiej spódnicy, mimo, że taki dress code byłby dla innych pań obowiązkiem. Muszę mieć swobodę ruchów oraz obuwie pozwalające przemieszczać się po cichu. W dodatku torba fotograficzna do garsonki słabo pasuje 😉

 4. Światło z projektora

Bardzo często tło wystąpień stanowią prezentacje multimedialne. Prelegenci nierzadko stają w świetle rzucanym przez projektor.
Jeśli jesteś organizatorem wydarzenia, zwróć proszę uwagę, w jakim miejscu ustawiona jest mównica i czy osoba na niej stojąca będzie właściwie oświetlona. Najgorzej jeśli na twarzy prelegenta pojawia się wyświetlany obraz lub tekst. Zdarzyło mi się nie raz zmazywać literki z czyjejś twarzy. Nie zawsze jest to jednak możliwe i nie zawsze jest na to czas. Poza tym jest to także utrudnienie dla mówiącego, bowiem ciężko przemawia się mając silne światło projektora skierowane prosto w oczy.

Jeśli jesteś fotografem, pamiętaj, że światło rzutnika oraz oświetlenie sali dają inną temperaturę barwową, postaraj się więc ustawić właściwy balans bieli jeszcze przez konferencją.
Ponieważ osoba przemawiająca znajduje się częściowo w jednym świetle (od rzutnika), a częściowo w drugim (lub w cieniu, gdy sala jest zaciemniona), automatyka ekspozycji na niewiele się przyda. Przejdź na manualne dobieranie parametrów czasu i przesłony.

5. Sprzęt

Aparat

Ktoś kiedyś powiedział, że nic nie jest bardziej pewne niż śmierć oraz… słabe oświetlenie w miejscach konferencyjnych.
Nie jestem fanką zdobywania na siłę kolejnych, najnowszych i coraz to lepszych modeli aparatów. Nie ma jednak co ukrywać, że jeśli chcesz zawodowo wykonywać zdjęcia na konferencjach, ważne jest, aby w słabych warunkach oświetleniowych zrobić dobre fotki. Sporo zależy od Twoich umiejętności, część jednak od sprzętu. Czułość ISO 1600, 3200 to często norma. Wysokie ISO w dobrym aparacie da mniejsze ziarno oraz szumy.

Obiektywy

Wystarczą właściwie dwa zoomy: szerokokątny plus coś do zbliżeń.
Szeroki kąt pozwoli Ci uchwycić całą salę, pokazać tłum oraz zrobić zdjęcie grupowe. Obiektyw 85 mm jest świetny do portretów oraz ujęć całych postaci, ale tak naprawdę przedział 70-200 mm da Ci pełnię swobody, ponieważ nigdy nie wiesz, jakie możliwości ruchu będziesz mieć, jak blisko będziesz mógł podejść.

Jasność obiektywów jest ważna. Niezależnie czy chcesz robić zdjęcia na konferencjach czy podczas uroczystości w kościołach, zasada jest ta sama: czym jaśniej tym lepiej. Bardzo przydają się tzw. stałki (obiektywy stałoogniskowe) o świetle np. 1,4, jednak wówczas liczba obiektywów, które musisz ze sobą nosić, niewygodnie wzrasta. Obiektyw 70-200 mm nie zejdzie co prawda poniżej f/2,8 ale jest to i tak bardzo dobry wynik.
Bardzo przydaje się stabilizacja w obiektywach długoogniskowych, zwłaszcza, gdy masz spędzić na konferencji bite 8 godzin i często trzeba trzymać aparat przez kilkanaście minut przy oku, aby złapać odpowiedni gest mówiącego.

Jeśli zastanawiasz się, jak robić zdjęcia na konferencjach, gdy nie masz satysfakcjonujących Cię obiektywów, rada jest jedna: przemieszczaj się. Szukaj światła i sam zastąp zoom, o czym więcej w punkcie 8.

Lampa błyskowa

Przynieś ze sobą lampę błyskową a najpewniej prawie jej nie użyjesz 🙂 Sufity są często za wysokie, aby odbić od nich światło. Bezpośredni flesz wygląda słabo i bardzo przeszkadza odbiorcom. Błyśniesz kilka razy i będziesz najbardziej znienawidzoną osobą na sali.
W ważnych momentach, gdy dużo się dzieje (więc na błyski nikt specjalnie nie będzie zwracał uwagi, np. przy wręczaniu nagród), warto użyć lampy. Robię to w sytuacji, kiedy fotografowane osoby stoją w naprawdę złym świetle.

Statyw / monopod

Statyw może się przydać aby zrobić zdjęcia publiczności (ta część sali na ogól jest najsłabiej oświetlona i mało się rusza 😉 ). Monopod może być użyteczny, kiedy nie masz stabilizacji, a używasz teleobiektywu. Przyznam się jednak, że ja korzystam z tego sprzętu sporadycznie. Staram się mieć ze sobą jak najmniej rzeczy po to, aby nie dźwigać (pozostały sprzęt i tak sporo waży) oraz aby nie musieć ciągle pamiętać, gdzie ten statyw odkładam i czy ktoś mi go nie weźmie. Bardzo często trzymam jednak statyw w pogotowiu w samochodzie (parking blisko miejsca wydarzenia jest na wagę złota). Lubię być przygotowaną na wszelkie ewentualności.

6. Zdjęcia na konferencjach – nie przeszkadzaj

Z jednej strony fotograf ma zrobić doskonałe zdjęcia na konferencjach, z drugiej nie może zasłaniać widoku słuchaczom oraz puszczać seryjnych strzałów migawką. Ma być niezauważalny jak tylko się da.
Moją receptą nie jest strzelanie serii zdjęć w nadziei, że któreś z nich okaże się dobre, ale wyczekanie momentu i dopiero wtedy oddanie „strzału”. Sprawdzam od razu efekt na wyświetlaczu i po co najmniej kilkunastu sekundach naciskam migawkę kolejny raz. Dzięki temu ludzie wokół nie odbierają mojej obecności jako niepokojącej, a ja nie mam też potem mozolnej i długotrwałej pracy przy wyborze zdjęć, ponieważ jest ich zwyczajnie mniej.

7. Uchwyć właściwy moment

Nie ma nic gorszego niż przekazanie zdjęć, na których przemawiający mają dziwacznie otwarte usta, nienaturalnie wygięte dłonie podczas gestykulacji, o przymkniętych oczach nie wspomnę.
Dlatego też na początku przemówienia tylko stoję i obserwuję prelegenta. Każdy ma swój specyficzny, powtarzalny sposób mówienia i gestykulowania. Można wychwycić pewien rytm ekspresji, zauważyć kiedy ktoś robi przerwy.
Utrapieniem są osoby nieustannie patrzące na swoje notatki i tylko sporadycznie zwracające się do publiczności. Złap wtedy moment skierowania wzroku prelegenta na salę.
Marzeniem fotografa jest osoba mówiąca w sposób dynamiczny, z ciekawą gestykulacją ale i zatrzymująca się w pewnych momentach. Zastygająca w danym geście. Powinni tego uczyć na kursach dla mówców 🙂
Fotografując publiczność unikaj kadrów na których ktoś akurat przegląda torebkę czy odwrócony jest tyłem do prelegenta, ponieważ na takim zdjęciu impreza będzie wyglądała na masakrycznie nudną 🙂

8. Zmień swój punkt widzenia

W czasie przemówień masz czas. Prelegent nie ucieknie (przynajmniej nie za szybko), więc możesz i musisz się przemieszczać, nawet jeśli dysponujesz kompletem najlepszych zoomów. Warto jest oczywiście ustalić z organizatorem, gdzie wolno Ci podejść, a gdzie nie.
Zrób zbliżenie twarzy, obejmij całą postać, zrób popiersie. Jeśli skończyły Ci się pomysły na to, jak robić zdjęcia z lewej strony, przejdź na stronę prawą, najlepiej z tyłu sali, aby nie biegać przed słuchaczami. Uchwyć logo w tle albo jakiś ciekawy szczegół wyświetlanej prezentacji. Usiądź w pierwszym rzędzie. Stań zupełnie z tyłu i obejmij także publiczność. Wykorzystaj każdą perspektywę.
Uważaj na tło. Niech Twoi prelegenci nie mają przysłowiowych paprotek wyrastających z głowy.

9. Stwórz reportaż z wydarzenia

Czym więcej ustalisz rzeczy przed konferencją, tym lepiej dla Ciebie i dla klienta. Jeśli masz zrobić zdjęcia tylko dwóm pierwszym prelegentom, nie musisz zostawać na cały dzień. Lecz jeśli klient chce fotoreportażu z całości, to czeka Cię dużo pracy. Zacznij od stołu, gdzie goście się rejestrują, zrób zdjęcia nie tylko przybywających osób ale również plakietek, identyfikatorów, toreb i plakatów. W czasie prelekcji, oprócz mówców, ważni są słuchacze. Pokaż jak są zasłuchani, jak reagują, poczekaj aż zaczną klaskać czy zadawać pytania. W czasie przerwy kawowej pewnie nie zdążysz napić się kawy ale w zamian uchwycisz ciekawą dyskusję lub kogoś kto przegląda program. Nie zapomnij o zdjęciach z logo lub stoiskiem sponsorów.
Twoje fotografie mają być opowieścią o wydarzeniu, a nie jedynie zbiorem portretów.

10. Szybkość jest ważna

Czym szybciej oddasz klientowi zdjęcia, tym lepiej. Jak już wspomniałam, sporo klientów chce umieszczać fotografie na forach społecznościowych jeszcze tego samego dnia. Niezbędny jest wówczas laptop oraz przenośny dysk zewnętrzny. Potrzebujesz też spokojnego miejsca, w którym będziesz mógł zrzucać i wysyłać zdjęcia oraz zostawiać bezpiecznie cały ten sprzęt. Może to banał, ale… musisz mieć w pobliżu gniazdko.

Jeśli zdjęcia mają być gotowe po konferencji, pamiętaj, że są one częścią materiałów marketingowych, a takie starzeją się bardzo szybko. Postaraj się przekazać zdjęcia tak szybko, jak to tylko możliwe. Twój klient to nie para młoda, która będzie delektować się zdjęciami przez całe życie. Fotografie mają znaleźć się w sieci tu i teraz.
W związku z tym daj sobie spokój z artystycznymi filtrami, skomplikowanym retuszem, HDR. Klient oczekuje szybkiego, dobrego fotoreportażu.

W związku z powyższym, wielu fotografom wykonywanie zdjęć na konferencjach kojarzy się z mało twórczą pracą, w dodatku pod wielkim ciśnieniem czasowym. Przyznam, że ja bardzo lubię takie zadania. A jeśli klient przy organizacji kolejnego wydarzenia ponownie zapyta o współpracę, to jest to najlepsze potwierdzenie dobrze wykonanej pracy.

P.S. O tym jak fotografuje się na Finale WOŚP przeczytacie TUTAJ 🙂